Effizienz & Innovation im Fokus
Prozessmanagement: das optimale Zusammenspiel für reibungslose Abläufe
Einkauf, IT, Logistik, Marketing, Vertrieb … Jeder Prozess in jeder Abteilung und jedem Betrieb greift wie ein Zahnrad ineinander. Damit diese Zahnräder aber nicht ins Stocken geraten, müssen die Rollen der Mitarbeitenden und die einzelnen Arbeitsschritte optimal aufeinander abgestimmt und regelmäßig überprüft werden.
Welche Schritte (Prozesse) muss wer wann und unter Zuhilfenahme welcher Ressourcen erledigen, um für einen Kunden eine Bestellung zu erfassen und auszuliefern? Prozessmanagement beinhaltet neben der Erstellung auch die Abstimmung mit allen beteiligten Bereichen, deren Schwachstellen-Analyse und Verbesserung. So ist ein Prozess immer im Wandel.
Viele Puzzleteile
Die kontinuierliche Verbesserung (KVP) des Prozessmanagements ist Teil der Führungsaufgaben. Dazu werden alle Prozesse im Detail betrachtet, um am Ende mehr Freiraum für die Kundenkommunikation zu schaffen. Das Tagesgeschäft sollte so effizient geregelt sein, dass noch genug Zeit übrig ist für neue Herausforderungen. Werden etwa neue Projekte schon vor Umsetzung mit den betroffenen Bereichen abgestimmt, läuft der Roll-out am Ende umso besser. So hilft das Prozessmanagement auch bei der Umsetzung von neuen Anforderungen wie Nachhaltigkeit oder Aufbewahrungspflichten. Und über das eingesetzte Prozessmanagement-Tool Signavio können zudem Systemabhängigkeiten erkannt sowie Stellenprofile und Funktionsdiagramme (RACI-Matrix) erstellt werden.
Was ist IKS?
Das Interne Kontrollsystem (IKS) ist Aufgabe einer jeden Führungskraft und beinhaltet alle relevanten Kernprozesse und Kontrollen, deren Kommunikation und Überwachung. Die Kernprozesse werden analysiert und wichtige Schritte, die ein Vier-Augen-Prinzip erfordern, werden mit definierten Schlüsselkontrollen abgesichert, um die unternehmerischen Risiken zu minimieren. Welche unternehmerischen Kernprozesse IKS-relevant sind, ist Konzernvorgabe und wird durch die Interne Revision eingefordert.
Was haben wir davon?
- Prozesssicherheit bei den Mitarbeitenden
- Klare Verantwortlichkeiten: Wer macht was?
- Leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Abgestimmte Abläufe zwischen den Verantwortungsbereichen
Bei der ersten Prozesserfassung werden die Verantwortlichen dabei unterstützt zu definieren, welche Prozesse wie detailliert abgebildet werden sollen. Ist die Dokumentation auf das Wesentliche reduziert, ist der spätere Aktualisierungsaufwand minimal.
Alle Mitarbeitenden finden unser Prozesshaus und die für sie bereitgestellten Prozesse (Bewerbermanagement, Schadensmanagement, Unfallversicherung) übrigens im SharePoint über das Menü „Unternehmen“.
Sie benötigen Schulungen oder Support bei der Umsetzung von Prozessmanagement? Zögern Sie nicht, Unterstützung für Ihren Bereich anzufordern:
Susanne Makuss
Susanne.Makuss@transgourmet.de
Tel. 06158 180-3336